پروژه مجموعه اي از فعاليتهاي مرتبط با يکديگر براي دستيابي به هدفي مشخص است.

آنچه که پروژه را از مجموعه فعاليتهاي غير پروژه اي متمايز ميکند، خاص بودن هدف پروژه و عدم تکرار اين هدف است که سازماندهي، راهبري و کنترل فعاليتهاي آن بعهدة مديريت پروژه است.

در اين راستا مدير پروژه وظيفه دارد شاخصهاي عمده اي مانند: "زمان"، "هزينه" و "کيفيت" را در طول اجراي پروژه مستمراً تحت کنترل داشته باشد.

اصولاً کيفيت انجام پروژه به مفهوم عام آن عبارتست از انجام پروژه در زمان تعيين شده و رسيدن به اهداف و استانداردهاي مشخص شده پروژه.

 اهداف و استانداردهاي پروژه قاعدتاً براي برهه اي خاص از زمان که همان زمان پيش بيني دوره بهره برداري (يا تحويل پروژه به کارفرما) است، تعيين ميگردد. با طولاني شدن زمان پروژه و تعويقهاي طولاني، در شروع بهره برداري از پروژه ممکن است اهداف و استانداردهاي اوليه از توجيه خارج گردند. که شايد بتوان چند نمونه از آن را نيز در شرکت خودمان جستجو کرد که با طولاني شدن زمان انجام پروژه، شرکت متحمل ضررهاي زيادي در ازاي تأخير در تحويل پروژه ميگردد. در اين مجال به بررسي علل افزايش هزينه و زمان اجراي پروژه مي پردازيم.

علل افزايش زمان پروژه :

عوام متعددي باعث افزايش مدت زمان انجام پروژه ها ميگردد که سر فصل چند عامل را که موجبات طولاني تر شدن مدت زمان انجام پروژه را فراهم ميسازد نام ميبريم.

-        عدم تأمين بودجه لازم در زمان مطلوب

-        ضعف مديريت و عوامل اجرائي پروژه

-        عدم بهره گيري از ابزارهاي مناسب برنامه ريزي و کنترل پروژه ها

-        وجود قوانين خشک و بدون انعطاف و کنترلهاي نامناسب مالي

-        عدم بکارگيري تکنولوژي مناسب اجرائي در انجام فعاليتهاي پروژه

-        تغييرات حساب نشده در مديريت پروژه و بعضاً عوامل اجرائي پروژه

عوامل مذکور نمونه اي از عوامل مؤثر در به تأخير افتادن پروژه هاست.

وابستگي عامل هزينه پروژه به زمان انجام پروژه بسيار شديدتر از عامل کيفيت است هزينه هاي پروژه شامل دو گروه هزينه هاي مستقيم و غيرمستقيم است.

هزينه هاي مستقيم پروژه هزينه هايي است که مستقيماً به فعاليتهاي خاصي از پروژه مرتبط است. اين گروه از هزينه ها اگر چه ظاهراً با طولاني شدن پروژه افزايش مي يابند اما افزايش اين نوع هزينه ها در موفقيت و عدم موفقيت پروژه چندان مؤثر نميباشد زيرا افزايش اين هزينه ها (عمدتاً به علت تورم) با افزايش هزينه هاي مطالبه شده از مشتري کارفرما همراه است و به ندرت باعث عدم موفقيت پروژه ميگردد.

هزينه اي که موفقيت و عدم موفقيت پروژه را تحت الشعاع قرار ميدهد هزينه هاي اداره دفاتر طرح ، هزينه احداث و اداره کارگاه هاي موقت يا نظارت بر کارگاههاي سازنده، هزينه بهره وام و ... است. در واقع هزينه هاي غيرمستقيم پروژه تابع يکنواخت و صعودي از انجام پروژه است. عمدتاً اين تابع حتي بصورت غيرخطي و کاملاً بصورت نمائي با افزايش زمان پروژه افزايش مي يابد. بدين مفهوم که هر چه زمان پروژه طولاني تر شود هزينه بیشتر خواهد شد